一、使用环境
办公设备主要由电子部件和机械部件构成，非常精密及复杂， 因而对环境的要求比较高。
电压：必须 ac220v +10%
环境：远离高温、高湿与灰尘；要有通风良好，不受阳光照射； 不能接触具挥发性和腐蚀性的气体、液体
放置：设备应水平摆放，不随便搬动。
二、消耗材料
品牌的系列办公设备一般应使用该品牌的消耗材料，以保证质量和设备的使用寿命。
三、平常保养
保持清洁，设备不粘尘，尤其复印机的复印板玻璃，清洁时用柔软的抹布，中性清洁剂清洗。潮湿天气时要注意防潮，即使不使用机器也要每天开机一段时间，以驱除湿气，或使用抽湿机。定期检查电源线和信号线有否破损，接头有否锈蚀。复印机一般故障的排除
复印机最常见的问题是复印不清晰。首先检查文稿，有些文稿会影响复印质量。如文稿的底色发黄，这种底色使对比度复印受影响。另一些文稿类型如重氮或透明，复印件看起来会有花斑：而铅笔文稿的复印件会觉得太浅。如果文稿没问题，就检查复印机。
先检查复印板盖和复印板玻璃，脏了或积尘就清洁，花了就只好更换了。接下来检查电晕机构是否积尘或安放是否正确，检查电晕线有否损坏或锈蚀。再看看转引导板和进给导板有否灰尘，如果有灰尘用湿布清洗。定影组件有灰尘的话，也会影响复印质量。
最后检查复印纸是否佳能公司推荐的类型：复印纸受潮也会影响复印质量。一些外部因素导致复印有问题。最常见的是受潮和冷凝。南方春季天气潮湿，这时应使用抽湿机，没有抽湿设备，可开机一段时间驱除湿气。同时用干布抹干复印板盖和复印板玻璃、电晕机构、转引导板和进给导板等。
